Herzlich willkommen zu Ihrer allerersten Übungsdatei zu Excel😊.
Ein paar administrative Punkte
Diese Informationen finden Sie nur in dieser Datei. In den weiteren Übungsdateien habe ich diese weggelassen, weil Sie da ja schon wissen, wie der Hase läuft. 🐰
Lesen Sie aber trotzdem rasch diese Hinweise durch!
Fortschrittsanzeige
Haken Sie die Kapitel ab, die Sie erledigt haben. Das ist nicht für mich, sondern für Sie gedacht.
Setzen Sie ein Bookmark links von einer Überschrift. Nach ein paar Tagen können Sie wieder zu dieser Position zurückkehren und sehen, wo Sie stehen.
Theorie, Übungen und Lösungen
Sie finden auf den Webseiten jeweils kurze Theorie, dazu Übungen und auch gleich Lösungen.
Sollten Sie einen Zusatzhinweis (Hint) vor dem Lösen einer Aufgabe benötigen, so finden Sie eine kleine Schaltfläche "Hint":
Lösungsvorschläge finden Sie jeweils unterhalb der Aufgabenstellung unter der Schaltfläche "Lösung":
Übungs-Dateien
Laden Sie sich die jeweils benötigte Excel-Datei herunter. Speichern Sie die Excel-Dateien in einem dafür vorgesehenen Ordner ab; Sie werden diese später allenfalls nochmals benötigen (die Dateien landen einfach im Download-Ordner).
Lernvideos
Der Kurs ist als Selbstlernkurs konzipiert, das heisst, Sie werden arbeiten können, wo und wann Sie wollen. Aus diesem Grund sind alle Videos Pflicht. Sie finden die Auflistung der passenden Videos jeweils ganz oben auf diesen Seiten.
Farbcodierungen
Sie werden feststellen, dass diese Aufgabenblätter jeweils identisch aufgebaut sind. Einige Aspekte sind auch immer gleich formatiert. Immer dann, wenn es sich um eine konkrete Aufgabe handelt, die Sie erledigen sollen, finden Sie diese in einer violetten Box. Wichtige Hinweise sind rot formatiert. Auch Tastenkombinationen oder Zellen in Excel sind hervorgehoben. Und Hinweise für Mac-User sehen so aus. Das soll Ihnen helfen, sich rascher in den teilweise recht langen Aufgabenblättern zu orientieren.
Komfortable Arbeit
Denken Sie dran: Sie werden ein Excel-Fenster mit der Übungsdatei sowie dieses Browserfenster mit dem Übungsbeschrieb offen haben, und zwar nebeneinander.
Dadurch, dass Sie das Browser-Fenster ganz schmal machen können (und jederzeit vergrössern können, wenn Sie ein Bild grösser sehen möchten), haben Sie maximale Breite für das Excel-Fenster zur Verfügung. Selbstverständlich dürfen Sie auch Halbe-Halbe mit den Fenstern machen; einfach so, wie es für Sie stimmt😄
In dieser ersten Datei geht es lediglich darum, dass Sie einige einfache Formatierungsmöglichkeiten von Excel testen und üben.
Excel bietet ähnliche Formatierungsmöglichkeiten wie Word. Lediglich die Geschichte mit den Formatvorlagen ist hier in Excel nicht sonderlich ernst zu nehmen (es gibt sie zwar, aber sie sind recht umständlich in der Bedienung).
Die hauptsächlichen Formatierungs-Einstellungen finden Sie im Menüband im Register "Start", und zwar in den folgenden drei Gruppen:
Schriftart
Ausrichtung
Zahl
Absatz-Formatierungen wie in Word existieren in Excel nicht, weil da keine Absätze existieren. Was in Word ein Absatz ist, kann man in Excel als Zelle anschauen.
Unter Windows können Sie auch jeweils auf einen der drei Dialog-Verweise klicken:
Das öffnet das Dialogfenster "Zellen formatieren", in welchem Sie sämtliche Einstellungen finden, die für die Formatierung von Zellen wichtig sind:
Hier im Bild sehen Sie das Register "Ausrichtung", in welchem Sie einstellen können, wie sich Text in einer Zelle verhalten soll. Die restlichen Register werden Sie auch noch kennenlernen.
In der Praxis können Sie jeweils selbst entscheiden, ob Sie eine Zelle direkt mit einer Schaltfläche im Menüband formatieren wollen oder ob Sie dies über dieses Dialogfenster erledigen wollen.
Auf einem Mac gibt es diese Dialogverweise leider nicht. Da müssen Sie stattdessen oben im Menü "Format" einen der Punkte auswählen gehen:
Was kann alles formatiert werden?
Ganz ähnlich wie in Word: Schriftart, Schriftfarbe, fett, kursiv, etc.
Dann gibt es aber noch Excel-spezifische Formatierungsmöglichkeiten:
Zellen oder grössere Bereiche an Zellen können mit einer Hintergrundfarbe belegt werden (das geht auch in Word-Tabellen)
Um Zellen oder Zellbereiche können beliebige Rahmen gelegt werden (auch das geht in Word-Tabellen)
Speziell an Excel-Tabellen ist, dass man definieren kann, wie Zahlen formatiert werden sollen
Haben Sie in einer Zelle die Zahl 5000 gespeichert, kann diese auf ganz unterschiedliche Arten angezeigt werden, obwohl es immer nur die Zahl 5000 ist:
Bei all diesen Inhalten handelt es sich wirklich immer nur um die Zahl 5000. Mit den Inhalten kann auch gerechnet werden. Ob da ein Tausendertrennzeichen oder zwei Nachkommastellen stehen, oder ob ein "m" oder ein "Liter" oder ein "Bananen" dahinter steht, ist eine reine Darstellungsfrage. Wir werden das ganz unten anschauen
Ablauf zum Formatieren
In den meisten Fällen wollen Sie als kleinstes Element eine Zelle formatieren. Es geht zwar noch kleiner. Sie könnten sogar nur ein einzelnes Zeichen formatieren, aber das benötigt man nur recht selten. Eine Zelle ist meistens das Minimum.
Einzelne Zelle markieren
Nehmen wir gleich ein Beispiel: Sie wollen die Zelle B2 (Mit der Nr. 1 markiert) gelb einfärben (Nr. 2):
Sie gehen dazu wie folgt vor:
Sie klicken mit der Maus in die Zelle B2
Sie klicken mit der Maus auf den gelben Farbkessel
Sie werden das in der nächsten Übung noch sehen, aber achten Sie drauf, dass der Mauszeiger wie ein Schweizer Kreuz aussieht, wenn Sie auf die Zelle klicken:
Ein einfacher Klick reicht. Bitte machen Sie keinen Doppelklick!
Einen Bereich markieren
Wollen Sie nicht nur eine Zelle, sondern einen grösseren Bereich markieren, um ihn danach zu formatieren, dann klicken Sie einfach in die linke oberste Zelle des gewünschten Bereichs (in meinem Beispiel B2 )und fahren mit gedrückter Maustaste nach unten rechts (umgekehrt geht auch😉), in meinem Beispiel zur Zelle E7:
Lassen Sie sich nicht verwirrten, dass in diesem Beispiel die Zelle B2 weiss dargestellt wird, die restlichen Zellen des Bereichs jedoch grau. Das ist ganz normales Verhalten von Excel und ist im Moment unwichtig.
Spalte markieren
Eine komplette Spalte markieren können Sie mit einem Klick auf den gewünschten Spaltenkopf, in meinem Beispiel Spalte B:
Zeile markieren
Genau gleich, nur dass Sie nun links von der Zelle auf die gewünschte Zeilennummer klicken, in meinem Beispiel Zeile 2:
Beachten Sie aber, dass Sie nun, wenn Sie beispielsweise auf den Farbkessel klicken, wirklich die ganze Spalte nach unten in den Keller mit allen 1 Millionen Zellen markieren. Oder die ganze Zeile nach rechts mit allen 16384 Zellen. Das ist gelegentlich praktisch, aber manchmal auch nicht. Manchmal soll der zu formatierende Bereich kleiner sein.
Jetzt sind Sie dran!
Aufgabe: Formatierung 1
Benötigte Datei: "Formatierungen.xlsx"
Diese Aufgabe erledigen Sie im Register "Formatierung 1":
a) Weisen Sie der Zelle B3 einen gelben Hintergrund zu.
b) Der Zelle B4 weisen Sie einen roten, und der Zelle B5 einen grünen Hintergrund zu.
c) Um die Zelle D3 machen Sie einen normalen Rahmen.
Kleiner Hinweis: Sobald Sie einen Rahmen zugewiesen haben, werden Sie diesen voraussichtlich noch nicht sehen. Das liegt daran, dass der fette grüne Zellmarkierer noch um die Zelle herum klebt und die Rahmenformatierung schlicht überdeckt. Das ist normal. Klicken Sie einfach irgendwo anders hin und schon sehen Sie den Rahmen.
d) Den Zellen D5 bis F5 weisen Sie einen "Doppelten Rahmen unten" zu.
a) Der Zelle B3 weisen Sie einen gelben Hintergrund zu, indem Sie die Zelle markieren und anschliessend im Register "Start" in der Gruppe "Schriftart" auf den Farbkessel klicken:
Achtung, der Farbkessel kann natürlich eine andere Farbe aufweisen als Sie gerade benötigen, siehe Aufgabe b)
Auf dem Mac sind die Gruppen leider nicht beschriftet, d.h. es steht nirgends "Schriftart" oder "Ausrichtung". Aber die Schaltfläche ist identisch.
b) Jetzt klicken Sie nicht direkt auf den Farbkessel, sondern auf das kleine Pfeilchen rechts davon:
Das öffnet Ihnen die Welt auf alle möglichen Farben😁.
c) Die Rahmenschaltfläche ist im Grundsatz die folgende:
Aber jetzt aufgepasst. Genau gleich wie bei der Farbe vorhin, müssen Sie das Symbol beachten. Das zeigt Ihnen nämlich an, welcher Rahmen zugewiesen wird, wenn Sie jetzt grad auf die Schaltfläche klicken. Standardmässig ist es eine "einfache Rahmenlinie unten". Passt Ihnen das nicht, müssen Sie wiederum rechts auf das Pfeilchen klicken.
In diesem Fall wollen Sie nicht eine "einfache Rahmenlinie unten", sondern eine, die ringsherum geht, also müssen Sie wirklich auf das Pfeilchen klicken. Anschliessend wählen Sie die folgende Option:
d) Als erstes markieren Sie die Zellen D5:F5 mit der Maus:
Nun wählen Sie einfach unter der "Rahmen"-Schaltfläche den Punkt "Doppelte Rahmenlinie unten:"
e) Während Sie bei den vorherigen drei Zellen einen Rahmen um die ganze Zelle gemacht haben, unterstreichen Sie jetzt nur den Text der Zelle A10 doppelt.
e) Das ist tricky😄, aber nicht schwierig, wenn Sie's mal wissen. Sie müssen dazu in den Schriftart-Dialog, resp. in den Formatierungsdialog ins Register "Schrift" (Nr. 1):
Dann finden Sie da einen Punkt "Unterstreichung" (Nr. 2). Darin finden Sie den Punkt "Doppelt".
f) Um die Zellen, also um den Bereich B7:D10 machen Sie den dünnsten roten Rahmen drum, den Sie finden. Innerhalb des Bereichs sollen keine Rahmen erscheinen (hier werden Sie unter Umständen in der Lösung schummeln müssen😊).
f) Hier gibt's eine kleine Falle. Die Rahmenlinien, die Sie IMMER sehen in Excel, also auch bei einer neuen Datei, das sind nur sog. Gitternetzlinien. Diese werden nicht ausgedruckt. Diese werden in der Regel aber auch nicht ausgeblendet, damit Sie sich besser orientieren können.
Bei dieser Aufgabe geht es um etwas anderes. Sie sollen wie vorher auch wieder einen Rahmen machen, aber einfach einen dünnen (welchen Sie am Bildschirm gar nie sehen werden).
Markieren Sie als erstes den Bereich B7:D10
Anschliessend gehen Sie wieder ins Dialogfenster "Zellen formatieren" und wechseln dort ins Register "Rahmen":
Hier gehen Sie schön sauber der Reihe nach vor (sonst gibt es ein Puff):
Wählen Sie zuerst die korrekte Rahmenart, hier ist es grad die unter "Keine"
Dann wählen Sie die gewünschte Farbe
Mit der Schnelltaste "Aussen" können Sie mit einem Klick das erreichen, was Sie sonst in vier Schritten erledigen müssen
Hier sehen Sie die Vorschau. Da kontrollieren Sie, ob diese Rahmen das sind, was Sie wollen.
Sobald Sie zufrieden sind, klicken Sie unten rechts auf "OK"
g) Die Höhe der Zeile 10 ändern Sie auf 40.
g) Die Zeilenhöhe können Sie auf ganz unterschiedliche Art einstellen, konkret mindestens auf drei:
1. Mit der Maus
Damit ist gemeint, dass Sie die Zeilenhöhe von Hand grösser machen, d.h. mit der Maus grösser ziehen.
Klicken Sie dazu links von der Zeile 10 unterhalb auf den horizontalen Strich (zwischen den Zeilen 10 und 11):
Achten Sie darauf, dass sich der Mauszeiger ändert. Er sieht nun nicht mehr wie ein Schweizer Kreuz aus. Das ist auch in Ordnung so!
Jetzt klicken Sie einfach mit der Maus und fahren nach unten. Dies vergrössert die Zeile:
Im hier gelb markierten ToolTip sehen Sie die Höhe.
Achtung, wenn ich von Höhe 40 spreche, meine ich die Zahl links und nicht die in Klammern!
Sie werden merken, dass es mit der Maus vielleicht grad klappt, aber vielleicht eben auch nicht. Aus diesem Grund gibt es noch zwei weitere Möglichkeiten, die Zeilenhöhe einzustellen😂.
2. Kontextmenü
Klicken Sie einfach mit rechter Maustaste ganz links auf den gewünschten Zeilenkopf, also genau auf die Zahl:
:
Da finden Sie ganz unten den Punkt "Zeilenhöhe...". Danach erscheint ein kleines Dialogfenster, in welchem Sie den gewünschten Wert eingeben können:
3. Über das Menüband
Für diese Variante müssen Sie die Zeile 10 nicht markieren, sondern der Zellzeiger (der fette schwarze Rahmen um eine Zelle) muss sich einfach irgendwo in der Zeile 10 befinden.
Nun gehen Sie im Menüband im Register "Start" ganz rechts in der Gruppe "Zellen" auf die Schaltfläche "Format":
Je nach Grösse Ihres Bildschirms resp. Ihres Excel-Fenster kann es sein, dass die Schaltfläche auch grösser dargestellt wird:
Da finden sie gleich als ersten Eintrag den gleichen Punkt wie vorher:
h) Richten Sie den Text der Zelle A10 so aus, dass es wie folgt aussieht:
h) Dazu benötigen Sie lediglich die folgenden beiden Schaltflächen im Register "Start" in der Gruppe "Ausrichtung":
Die oberen drei Schaltflächen sind nicht relevant, wenn Sie die Zeilenhöhe nicht grösser machen. Man sieht ja gar nichts. Ändern Sie mal die vertikale Ausrichtung auf "Oben ausrichten" oder "Zentriert ausrichten" in der Zeile 9. Da merken Sie gar nix. Aber sobald Sie eben eine Zeilenhöhe vergrössern, dann kann es durchaus Sinn machen, hier Änderungen vorzunehmen.
i) Drehen Sie den Text der Zelle A13 um 10° nach oben.
j) Ändern Sie die Schriftfarbe dieser Zelle auf rot.
i) Markieren Sie die Zelle A13. Anschliessend gehen Sie in das unterdessen bestens bekannte Dialogfenster "Zellen formatieren":
Wechseln Sie ins Register "Ausrichtung" (Nr. 1).
Ganz rechts finden Sie einen Drehregler (Nr. 2). Sie können entweder mit der Maus daran rumdrehen, oder, wenn Sie's genau haben wollen, geben Sie im Feld darunter (Nr.3) einfach die genaue Zahl resp. den genauen Winkel ein.
j) Das wissen Sie unterdessen, wie das geht, oder? Schauen Sie mal in der Gruppe "Schriftart". Hat es da irgendwo einen Buchstaben "A"? Also😉.
Weitere Formatierungen
Hier kommen ein paar Erklärungen zu weiteren Formatierungsmöglichkeiten.
Spaltenbreite optimieren
Es kommt häufig vor, dass Spaltenbreiten nicht optimal sind. Excel passt eine Spaltenbreite nicht automatisch an; da müssen wir manuell Anpassungen vornehmen.
Schreiben wir beispielsweise in eine Zelle (in diesem Beispiel in die Zelle A1) einen längeren Text rein, sieht das Resultat wie folgt aus:
Das ist absolut korrekt und normales Verhalten von Excel. Falls möglich, wird der Text einfach rechts über die Zelle hinaus geschrieben. In vielen Fällen ist das auch absolut in Ordnung und Sie arbeiten so.
Wenn ich aber in diesem Beispiel in der Zelle B1 eine beliebige Zahl (oder ein Text, das ist egal) reinschreibe, dann sieht das Resultat plötzlich so aus:
Sie sehen nun, dass die komplette Zelle B1 für diese eine Zahl reserviert wird. Die Konsequenz ist, dass der lange Text aus Zelle A1 am Ende der Zelle einfach abgeschnitten wird.
Auch dies ist normales und korrektes Verhalten von Excel. Damit müssen Sie umgehen.
Es gibt nun verschiedene Strategien, wie man das Problem lösen kann. Ich zeige Ihnen ein paar. Danach werden bei den Lösungen zu den Aufgaben auch noch mehr gezeigt.
Spalte manuell breiter machen
Sie können, ähnlich wie Sie vorher die Zeilenhöhe mit der Maus geändert haben, jetzt auch die Spaltenbreite mit der Maus ändern. Klicken Sie dazu einfach auf die vertikale Linie zwischen der Spalte A und der Spalte B. Beachten Sie den veränderten Mauszeiger (kein Schweizer Kreuz mehr):
Mit geklickter Maustaste fahren Sie nach rechts oder nach links. Beim Loslassen bleibt die Spaltenbreite so, wie Sie diese grad eingestellt hatten. So können Sie ganz einfach eine Spalte so breit machen, dass der Text in der Zelle Platz hat.
Spalte automatisch auf den breitesten Text verbreitern
Dies ist in der Praxis eine äusserst häufig verwendete Funktion. Merken Sie sich diese!
Aber sie ist ganz einfach! Gehen Sie wie vorher mit der Maus zwischen die beiden Spaltenköpfe. Aber statt nun zu klicken und nach rechts zu fahren, machen Sie einfach einen Doppelklick.
Und schon verbreitert Excel die Spalte so, dass sämtliche Texte vollständig erscheinen:
Aufgepasst, in der Praxis ist dies zwar häufig super, aber häufig auch nicht praktisch. Schauen Sie sich mal folgende Liste an (die werden Sie in den Übungen auch noch sehen):
Hier macht es überhaupt keinen Sinn, dass Excel die Spalte A so breit wie der breiteste Text (hier in Zelle A5) vergrössert. Da hätte es rechts davon genügend Platz. Die Liste kann gut wie folgt aussehen:
Hier hätte man die Tabelle auch in Spalte A beginnen können. Das ist jeweils Geschmacksache und Sie machen das so, wie es Ihnen am besten gefällt.
Woran erkennt man zu schmale Spalten?
Das sehen sie manchmal auf einen Blick, manchmal merken Sie es auch erst beim Ausdrucken, oder wenn Sie eine andere Person drauf aufmerksam macht. Schauen Sie sich mal folgendes Beispiel an:
Nun, welche Spalten sehen merkwürdig aus?
Spalte A ist nicht relevant, die scheint leer zu sein. Das ist soweit in Ordnung
Spalte B ist eher zu breit. Rechts vom Wort "Anzahl" in der Zelle B3 hat es ja noch viel Platz. In der Praxis entscheiden jedoch Sie, wie breit die Spalte sein soll. Vielleicht gefällt Ihnen das so ja
Spalte C ist eindeutig zu schmal. Da sehen Sie, dass der Text abgeschnitten wird. Wissen Sie noch wieso?
Wenn in der Zelle D4 nichts drin stehen würde, dann könnte der Text in Zelle C4 hinten raus schauen.
Das ist hier aber nicht möglich, weil eben in der Spalte D was drin steht. Hier bleibt Ihnen wirklich nichts anderes übrig, als die Spalte C breiter zu machen.
Spalte D sieht von der Breite her ganz vernünftig aus
Spalte E ist zu schmal. Das erkennen Sie einerseits an der Kopfzeile, also am Text in der Zelle E3, aber auch an diesen Rauten in den unteren Zellen. Solche Rauten deuten in den meisten Fällen darauf hin, dass die Spalte zu schmal ist
Spalte F ist wieder eher zu breit, aber auch hier gilt: das ist Geschmacksache
Aufgabe: Formatierung 2
Diese Aufgabe erledigen Sie im Register "Formatierung 2".
a) Formatieren Sie die Liste ab Zelle B3 so, dass die Texte und Zahlen sichtbar sind.
Verwenden Sie dazu eine automatische Funktion.
Kleine Falle, die Sie verwirren könnte: es ist nicht möglich, nur die Tabelle im Bereich B3:F9 bezüglich der Spaltenbreiten zu formatieren. Eine Spalte kann nur als Ganzes breiter oder schmaler gemacht werden.
Vielleicht war Ihnen dieser Punkt bereits sonnenklar, aber ev. auch nicht. Drum, nicht verwirren lassen, wenn ich schreibe, Sie sollen nur die Tabelle im Bereich B3:F9 formatieren. Bezüglich der Spaltenbreite (auch bezüglich der Zeilenhöhen) ist das immer nur für das ganze Tabellenblatt möglich.
a) Markieren Sie die Spalten B bis F, indem Sie in den Spaltenkopf der Spalte B klicken und nach rechts fahren:
Achten Sie drauf, dass Sie nicht das Schweizer Kreuz als Mauszeiger haben, sondern wirklich den nach unten zeigenden Pfeil:
Nachdem Sie diese fünf Spalten markiert haben, können Sie zwischen dem Spaltenkopf B und C auf die Linie doppelklicken (wie das weiter oben in der Theorie erklärt wurde):
b) Weisen Sie den Zellen B3 bis F3 eine beliebige Hintergrundfarbe zu.
Das kennen Sie bereits, das war ja der Farbkessel. Denken Sie einfach dran, zuerst den korrekten Bereich zu markieren.
Hier gehts übrigens um ein in der Praxis häufig verwendetes Szenario: die Kopfzeilen einer Tabelle formatiert man sehr häufig in einer anderen Farbe, damit die Tabelle lesbarer wird:
c) Ändern Sie die horizontale Ausrichtung der Zellen B3 bis B7 auf zentriert.
Denken Sie bei solchen Arbeiten immer dran, nicht nur die Zellen mit den Werten zu zentrieren, sondern auch die Kopfzeile. Sonst sieht das immer ein wenig merkwürdig aus:
Aus diesem Grund habe ich Ihnen den Bereich B3:B7 und nicht nur B4:B7 angegeben.
Grundsätzlich können Sie die komplette Spalte B zentriert formatieren. Das macht in der Praxis häufig durchaus Sinn. Hier wollen wir aber mal nur den angegebenen Bereich formatieren. Drum müssen Sie diesen zuerst korrekt markieren:
Nun wählen Sie die Schaltfläche für die horizontale Zentrierung. Das ist identisch mit Word:
d) Weisen Sie den Zellen E9 und F9 eine doppelte Rahmenlinie unten zu.
Das haben Sie bereits geübt. Nur ist es diesmal wirklich ein sinnvolles Praxisbeispiel. Zellen mit einem Gesamt-Ergebnis unterstreicht man ja häufig doppelt.
Ihre Liste sollte nun etwa wie folgt aussehen:
e) Weisen Sie den Zellen B3 bis F3 sowie E9 und F9 die Schriftauszeichnung Fett zu.
Lassen Sie sich wegen dem Wort "Schriftauszeichnung" nicht verwirren😉. Dem sagt man gelegentlich so. Es geht lediglich darum, die angegebenen Zellen auf fett zu ändern.
Das Resultat sollte etwa so aussehen:
Auch hier ist es wieder praxisgerecht: Kopfzeilen haben häufig nicht nur eine andere Hintergrundfarbe, sondern werden auch fett dargestellt. Das Gleiche gilt für Total-Zellen.
Sie können die Formatierung übrigens entweder in zwei Schritten machen: zuerst den einen Bereich und dann den anderen Bereich auf fett ändern. Aber Sie können das auch mit einem Schritt machen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Markieren Sie wie gewohnt den Bereich B3:F3 und lassen die Maustaste wieder los:
Jetzt drücken Sie die Ctrl-Taste und lassen sie gedrückt:
Auf einem Mac drücken Sie stattdessen die command-Taste:
Nun markieren Sie den Bereich E9:F9 mit gedrückter Maustaste. Nun müssten beide Bereiche markiert sein:
f) Formatieren Sie das gesamte Blatt Formatierung 2 mit der Schriftart Times New Roman
Hier geht es mir nicht darum, dass Sie das Wählen einer Schriftart üben; das können Sie sicher. Das ist ja identisch mit Word oder PowerPoint.
Nein, es geht darum, dass Sie das komplette Tabellenblatt markieren.
Sie könnten zwar in Zelle A1 reinklicken und und rechts unten fahren, bis Sie am Ende des Blattes angelangt sind. Bei über einer Million Zeilen und 16384 Spalten werden Sie aber ewig daran machen.
Es muss einfacher gehen! Und das tut es auch😁. Klicken Sie einfach auf dem Tabellenblatt oben links, d.h. oberhalb der Ziffer 1 und links vom Buchstaben A auf das komische Dreieck:
Damit wird wirklich das ganze Tabellenblatt markiert. Das ist in der Praxis äusserst praktisch!
Das Markieren des ganzen Tabellenblattes machen Sie in der Praxis wirklich so, wie unter dem Hint gezeigt. Aber meist wählen Sie nicht "Times New Roman" als Schriftart in Excel. Die sieht nämlich hässlich aus😂. Aber das ist ja, wie so Vieles, Geschmacksache🙊.
Die Liste sollte nun etwa wie folgt aussehen:
g) Formatieren Sie die Inhalte der Zeile 3 in der Schriftgrösse 13 Pt.
Ja, hier meine ich wirklich die ganze Zeile 3, und nicht nur den Bereich B3:F3
Hier ist wichtig, dass Sie wirklich die ganze Zeile 3 markieren, indem Sie links von der Zeile 3 auf die Zahl klicken:
Nun ändern Sie einfach die Schriftgrösse. Hehe, aber die finden Sie nicht in der Liste als vorgegebener Wert (Nr. 1):
Sie müssen dafür direkt in das Feld (Nr. 2) klicken und von Hand die Zahl 13 eingeben.
Weitere Formatierungen
In der folgenden Abbildung sehen Sie eine stinknormale Liste, ähnlich wie die vorherige:
Hier ist aber nun so, dass die Spaltenüberschriften wirklich viel zu lang sind. Das erkennen Sie aktuell an diesem Screenshot nicht. Aber wenn wir die Spalten nun automatisch auf den längsten Text verbreitern, sieht die Liste so aus:
Das ist hässlich.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Problem anzugehen. Ich zeige Ihnen ein paar.
Überschriften schrägstellen
Wie Sie Text drehen können, wissen Sie bereits. Bei einem 60°-Winkel sieht das dann so aus:
Das ist zwar auch wieder Geschmacksache, aber je nach Liste ist das ein Versuch wert.
Text über mehrere Zeilen
Excel kennt die Funktion, dass Text in einer Zelle automatisch umbrochen wird, wenn er zu lang ist. Das sieht, ohne weitere Formatierungsverschönerungen so aus:
Ist das alles?
Ja, leider...in der Praxis müssen Sie häufig Kompromisse eingehen beim Formatieren von Excel-Listen. Unter Umständen müssen Sie ganz anders denken und die Texte kürzen, weil sie einfach zu lang ist.
Beispielsweise das "in EUR" könnten Sie sich sparen, wenn Sie bei der Liste irgendwo generell schreiben: "Sämtliche Preise in EUR", also ausserhalb der Überschriften. Dann werden die Überschriften bereits kürzer, und das reicht vielleicht schon für eine schöne Darstellung.
Aufgabe: Formatierung 3
Diese Aufgabe erledigen Sie im Register "Formatierung 3".
Hier sehen Sie die gleiche Liste wie oben in der Erklärung. Spielen Sie nun mit den besprochenen Möglichkeiten herum.
a) Stellen Sie die Überschriften, also den Bereich C3:F3 schräg. Testen Sie gleich verschiedene Winkel aus. Was macht am meisten Sinn?
Einen Lösungsvorschlag haben Sie bereits oben unter "Weitere Formatierungen" gesehen.
b) Entfernen Sie den Winkel wieder. Sorgen Sie stattdessen dafür, dass der Text im Bereich C3:F3 auf mehrere Zeilen erscheint
Wie das geht, habe ich Ihnen noch gar nicht verraten...
Markieren Sie einfach wie gewohnt den angegebenen Bereich und klicken dann auf folgende Schaltfläche:
Einen Lösungsvorschlag haben Sie bereits oben unter "Text über mehrere Zeilen" gesehen.
Hier macht es aber Sinn, dass Sie diese vier Zellen auch noch gleich rechtsbündig ausrichten, sonst sieht die Liste nicht sonderlich schön aus. Anschliessend sollte es etwa so aussehen:
Warum rechtsbündig? Ganz einfach, weil auch die Zahlen darunter rechtsbündig dargestellt werden.
c) Nun können Sie zusätzlich noch etwas anderes versuchen. Drehen Sie den Text doch um ganze 90°, lassen aber den automatischen Zeilenumbruch drin.
Diese Variante ist gar nicht so schlecht. Bei mir sieht sie so aus:
Sie haben unter der Schaltfläche für das Drehen von Text noch mehr Möglichkeiten. Sie können diese ruhig austesten. Aber folgende Variante "Vertikaler Text" ist in der Regel nicht sonderlich brauchbar. Das ist unleserlich und braucht bei viel Text sehr viel Platz:
Zahlenformate
Jetzt schauen wir endlich die Zahlenformate in Excel an. Das ist ein sehr wichtiges Thema und hilft Ihnen, Ihre Tabellen mit wenig Aufwand sinnvoll zu formatieren.
Erinnern Sie sich an den folgenden Screenshot von ganz oben?
Das werden wir nun genauer anschauen. Am besten erstellen Sie dazu mal ein neues Tabellenblatt. Klicken Sie einfach unten rechts vom Register "Formatierung 4" auf das Plus-Symbol:
So landen Sie in einem neuen leeren Tabellenblatt. Darin werden wir nun ein paar Tests machen.
Am besten schreiben Sie mal in die Zellen A1 bis A5 überall die Zahl 5000 rein. Das sieht dann etwa so aus:
Jetzt geht es darum, dass wir die Gruppe "Zahl" im Register "Start" kennenlernen:
Die Zelle A1 lassen wir so stehen. Markieren Sie aber mal die Zelle A2 und klicken auf die Schaltfläche mit den 3 Nullen:
Nun scheint Excel mit einem einzigen Klick die Zahl umformatiert zu haben:
Wir stellen Folgendes fest, wenn wir die Zahl mit derjenigen in der Zelle A1 vergleichen:
Wir haben ein Tausendertrennzeichen erhalten
Es kann sein, dass bei Ihnen kein Hochkomma, sondern ein Punkt erscheint. Dann haben Sie voraussichtlich auf Ihrem Computer in den Regionseinstellungen USA oder Deutschland eingestellt.
Es könnten Sinn machen, dass Sie dies auf Schweiz umstellen. Fragen Sie mich, wenn Sie Hilfe benötigen.
Zwei Nachkommastellen wurden eingefügt (mit einem Dezimalpunkt dazwischen)
Auch hier kann es sein, dass Sie nicht einen Punkt sehen, sondern ein Komma.
Da wird auch Deutschland als Region eingestellt sein. Ändern sie dies bitte; in der Schweiz wird der Punkt als Dezimalzeichen verwendet, nicht das Komma (obwohl wir "Komma" sagen, super...).
Die Zahl wurde ganz leicht nach links verschoben
Das sind also die Änderungen, die ein Klick auf die Schaltfläche mit den drei Nullen bewirkt hat. Wow! Da ist einiges gegangen.
Wenn Sie sich achten, hat sich übrigends das Dropdown-Feld auch verändert:
Klicken Sie nochmals in die Zelle A1. Was steht dort im Dropdown-Feld?
Standard
Genau, normalerweise hat jede Zelle auf einem Tabellenblatt das Zahlenformat "Standard" eingestellt. Wir können das aber jederzeit ändern, indem wir in der Gruppe "Zahl" mit den Schaltflächen rumspielen.
Das Zahlenformat "Standard"
Das Zahlenformat "Standard" bedeutet lediglich, dass Text linksbündig, Zahlen hingegen rechtsbündig in einer Zelle dargestellt werden. Ebenfalls werden Zahlen nackt, also ohne Dezimalpunkt oder Tausendertrennzeichen oder sonstwas hingeschrieben (ausser, Sie schreiben wirklich eine Kommazahl wie z.B. 4.5, aber dann haben Sie auch nicht zwei Nachkommastellen)
Geben Sie mal in der Zelle D2 den Text Hallo ein und drücken ENTER. In der Zelle D3 geben Sie die Zahl 5 ein.
Sehen Sie den Unterschied? Das müsste so aussehen:
Eben: Text (in diesem Fall das "Hallo") wird linksbündig dargestellt, die Zahl 5 jedoch rechtsbündig.
Der Grund für die Zahl ist einfach: wir schreiben Zahlen immer rechtsbündig auf! Wenn Sie schon mal irgendwo serviert haben und mit einem Blöckchen durch die Menge gelaufen sind, um einzukassieren, dann wissen Sie das. Immer, wenn wir schriftlich addieren wollen, schreiben wir die Zahlen rechtsbündig.
Wir haben in vorherigen Übungen Zahlen aber auch schon zentriert dargestellt, oder auch Text rechtsbündig. Da sind wir komplett frei. Excel ist das schnurzpiepegal, es sollte einfach für uns leserlich sein.
In vielen Fällen ist das Zahlenformat "Standard" prima. Häufig müssen wir da gar nicht rumschrauben dran. Wenn Sie aber eine einfache Einkaufsliste erstellen und ein paar Zahlen untereinander aufschreiben, sieht das dann halt so aus:
Und das ist doch ziemlich hässlich, oder?
Nützliche Zahlenformate
Genau aus diesem Grund kann man Zahlen eben umformatieren und vor allem, ganz wichtig: einheitlich formatieren!
Ich markiere nun mal die Zahlen von vorhin (Nr. 1), klicke beim Dropdown-Feld auf das Pfeilchen rechts davon (Nr. 2) und wähle den Punkt "Zahlenformat" (Nr. 3):
Das Resultat lässt sich sehen:
Jetzt sieht nämlich jede Zahl genau gleich aus, und so muss es sinnvollerweise sein.
Weitere Einstellungen
Denken Sie dran, all die Schaltflächen und das Dropdown-Feld im Menüband in der Gruppe "Zahl" dienen lediglich der schnellen Auswahl. In den allermeisten Fällen sind die perfekt und man braucht nicht mehr.
Aber schauen Sie nochmals meine fünf Zahlen im vorherigen Screenshot an. Wäre es nicht schönn, hier ein Tausendertrennzeichen zu haben?
Sie könnten zwar, wie oben gelernt, auf die Schaltfläche mit den drei Nullen klicken. Aber das ändert das Zahlenformat von "Zahl" (wie es jetzt eingestellt ist) auf "Buchhaltung", und das wollen wir nicht
Warum eigentlich nicht?
Das Zahlenformat "Buchhaltung" ist prima, das verwende ich häufig. Aber man sollte es nicht mit dem Zahlenformat "Zahl" mixen, weil die horizontale Ausrichtung der Zahlen nicht gleich ist. Im folgenden Screenshot sehen Sie zwei Mal die gleichen Zahlen. Die ersten fünf Zahlen sind mit dem Zahlenformat "Zahl" formatiert, die gelb markierten Zahlen hingegen mit "Buchhaltung". Und die sind alle ein Zeichen nach links verschoben (den Grund dafür lernen Sie noch). Achten Sie aber auf dieses Detail!
Ich will auf was anderes hinaus. Das Wählen des Zahlenformats "Zahl" im Dropdown ist soweit in Ordnung:
Wir wollen das so belassen und nicht das Zahlenformat "Buchhaltung" wählen. Aber wie kriegen wir hier trotzdem ein Tausendertrennzeichen rein? Ganz einfach. Wir gehen auf den Dialogverweis:
Achtung, diese Dialog-Verweise (die kleinen Pfeil rechts unten von der jeweiligen Gruppe im Menüband) existieren auf dem Mac leider nicht. Als Alternative öffnen Sie das DropDown und wählen ganz unten "Weitere Zahlenformate…" oder Sie gehen oben ins Menü "Format" und wählen "Zellen…":
Das öffnet das Ihnen bereits bekannte Dialogfenster "Zellen formatieren". Nur diesmal landen Sie direkt im Register "Zahlen" (Nr. 1):
Da ich vorher grad im Dropdown-Feld das Zahlenformat "Zahl" ausgewählt habe, erscheint auch hier dieses Zahlenformat ausgewählt, und zwar links in der Liste "Kategorie" (Nr. 2).
Rechts davon sehen Sie Detaileinstellungen dazu:
Nr. 3 gibt die Anzahl der Dezimalstellen an
Nr. 4 gibt an, ob wir ein Tausendertrennzeichen wollen oder nicht
Und bei Nr. 5 sehen Sie das Resultat als Vorschau
OK, alles klar. Dann müssen wir einfach bei Nr. 4 das Häkchen aktivieren und den Dialog mit einem Klick auf "OK" schliessen.
Und schon hat meine 2300-fränkige Bohrmaschine ein Tausendertrennzeichen😃:
Das waren nun ein paar Beispiele aus den Kategorien Zahl, Währung und Buchhaltung. Testen Sie das Zeugs selbst mal durch und entdecken Sie, was es zu entdecken gibt!
So, nun ist es an der Zeit, dass Sie wieder ein paar koordinierte Übungen machen. Wechseln Sie wieder auf das Tabellenblatt "Formatierung 4".
Aufgabe: Formatierung 4
Diese Aufgabe erledigen Sie im Register "Formatierung 4".
a) Was bezüglich der Formatierung ist in den Zellen B6 bis B10 nicht korrekt? Was könnte verwirren?
Hier geht es gemäss Zelle B5 um eine Anzahl. Da macht es echt keinen Sinn, ein CHF davor zu haben.
Markieren Sie doch mal die Zelle B6. Diese sollte mit dem Zahlenformat "Währung" formatiert sein.
b) Also, wenn diese Zellen schon falsch formatiert sind, ändern Sie das auch gleich. Wählen Sie in diesem Fall im Dropdown-Feld das Zahlenformat "Standard". Das passt nämlich prima!
Achtung, die folgenden Aufgaben dienen nicht dazu, die Liste schön zu formatieren, sondern verschiedene Formatierungsmöglichkeiten aufzugeigen;-).
c) Formatieren Sie die Zellen D6 bis D10 als Zahl mit zwei Nachkommastellen.
Wie üblich markieren Sie den angegebenen Bereich. Dann wählen Sie am einfachsten im Dropdown-Feld das Zahlenformat "Zahl":
So haben Sie nämlich schon das richtige Zahlenformat, und die zwei Nachkommastellen sind da ja auch bereits voreingestellt. Perfekt.
d) Formatieren Sie die Zellen E6 bis E10 mit dem Währungsformat und zwei Nachkommastellen.
Haben Sie sich im Dropdown-Feld schon mal geachtet, dass Ihnen eine Vorschau gezeigt wird?
Das ist genial! Da steht unter dem Namen des Zahlenformats jeweils eine Zahl, und Excel zeigt Ihnen an, wie diese aussehen würde, wenn Sie darauf klicken würden. Unglaublih praktisch!
Weder eine Fangfrage, noch was Geheimnisvolles😉. Es geht nur darum, dass Sie das Währungsformat auswählen:
e) Formatieren Sie die Zellen F6 bis F10 mit dem Buchhaltungsformat mit zwei Nachkommastellen.
Auch hier gilt: Sie nehmen einfach das Zahlenformat "Buchhaltung" aus dem vorherigen Screenshot, und schon ist alles paletti; Aufgabe erledigt:-).
Vergleich der drei Formate
Wenn Sie die letzte Zeile der Liste anschauen (Zeile 18), dann sehen die Zahlen wie folgt aus:
Hier sehen Sie die Unterschiede der drei verwendeten Zahlenformate recht schön:
alle drei Formate haben standardmässig 2 Nachkommastellen
Beim Format "Zahl" fehlt das Tausendertrennzeichen
Buchhaltung und Währung haben ein Währungssymbol
Bei Währung klebt CHF an der Zahl
Bei Buchhaltung klebt CHF linksbündig in der Zelle
(die beiden letzten Argumente sieht man hier im Screenshot natürlich nicht gut. Das fällt erst bei breiteren Spalten oder kleineren Zahlen auf):
Formate sind nicht fix!
Die Zahlenformate, die Sie jetzt jeweils zugewiesen haben, sind nur vordefinierte Vorschläge von Microsoft. Das sind so die üblichsten Formate, die man im Zusammenhang mit Zahlen (Ingenieurwesen, Buchhaltung, Finanzen, etc.) am meisten benötigt.
Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, jede Zelle noch ein wenig anders zu formatieren. Sind sie mit einem Format nicht zufrieden, dann können Sie auf den Dialogverweis klicken:
Noch eine kleine letzte Übung
f) Sorgen Sie dafür, dass das automatische Datum in Zelle B2 wie folgt dargestellt wird:
Vielleicht haben Sie's schon gesehen. Im Dropdown-Fenster mit den Zahlenformaten steht auch was bezüglich "Datum, kurz" und "Datum, lang". Testen Sie doch mal diese aus🤗.
Wählen Sie einfach "Datum, lang" auf der Zelle B2.
Vermutlich passiert aber jetzt Folgendes:
Irgendwie erscheint da kein Datum mehr...Was könnte nochmals das Problem sein? Das hatten wir schon mal.
